Negative Abweichungen und Prozentwerte automatisch farblich kennzeichnen
Um negative Prozentzahlen z.B. in einem Plan-Ist-Vergleich schnell und leichter zu erkennen, können Sie die relevanten Zellen entweder mit einem speziellen Format versehen oder alternativ auch eine Regel für die Bedingte Formatierung erstellen. In diesem Tipp lesen Sie zunächst, wie Sie das spezielle Format anlegen, damit Ihre Tabelle nicht so aussieht:
Bild 1: Negatibe Abweichungen werden nicht farblich hervorgehoben
Es empfiehlt sich die folgende Variante, damit die Augen die Abweichungen schneller erfassen können und der Blick auf das Wesentliche fällt:
Bild 2: Negative Abweichungen werden rot dargestellt
Um negative Abweichungen für absolute Zahlen farbig darzustellen, markieren Sie die gewünschten Zellen oder den Zellbereich und wählen (z.B. im Kontextmenü der rechten Maustaste) den Menüpunkt „Zellen formatieren …“.
In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie als Kategorie in der Liste den letzten Punkt „Benutzerdefiniert“ und als Typ geben Sie das folgende Format ein:
#.###. "T€";[Rot]-#.###. "T€"
Bild 3: Benutzerdefiniertes Format für absolute Zahlen im T€-Format
Um negative Abweichungen für Prozentwerte farbig darzustellen, markieren Sie die gewünschten Zellen und wählen „Zellen formatieren …“.
Als Kategorie wählen Sie „Benutzerdefiniert“ und als Typ geben Sie folgendes ein:
#.##0,0 %;[Rot]-#.##0,0 %
Bild 4: Benutzerdefiniertes Format für Prozentabweichungen
Somit werden jetzt alle negativen Abweichungen in den beiden Spalten rot dargestellt:
Bild 5: Negative Abweichungen werden rot dargestellt
Diese neuen benutzerdefinierten Formate werden direkt in dieser Arbeitsmappe gespeichert. D.h., wenn Sie das Format erneut an einer anderen Stelle in einem Tabellenblatt dieser Arbeitsmappe zuweisen möchten, taucht es in der Liste bereits als Typ auf. In anderen Arbeitsmappen können Sie es sich nur verfügbar machen, wenn Sie mit Vorlagen arbeiten (.xltx).
Das hier angewandte Excelbeispiel Plan-Ist-Vergleich finden Sie bei unseren Berichtsvorlagen.
Eine weitere Möglichkeit, negative Werte darzustellen ist die Verwendung einer Bedingten Formatierung. In unserem nächsten Tipp werden wir Ihnen hierzu eine entsprechende Formatierungsregel vorstellen, mit der Sie diese Werte dann z.B. auch noch in fetter Schrift darstellen oder gleich die ganze Zelle etwas farblich einfärben können.
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