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Die digitale Transformation im Rechnungswesen ist gesetzlich forciert und das Controlling steht im Zentrum dieser Entwicklung. Mit der ab 2025 geltenden Pflicht zur elektronischen Rechnungstellung für B2B-Umsätze in Deutschland rückt ein Thema in den Fokus, das weit mehr als ein technisches Projekt ist. Die E-Rechnung wird zum Standardformat im Geschäftsverkehr und betrifft auch das Controlling unmittelbar: Prozesse, Datenqualität, Schnittstellen und Compliance müssen auf die neuen Anforderungen abgestimmt werden. Einen Überblick zu den Grundlagen liefert dieser Ratgeber zur E-Rechnung, der die rechtlichen und technischen Aspekte zusammenfasst.
 

Elektronische Rechnungen sind kein digitalisiertes Abbild klassischer Belege als PDF. Es handelt sich um strukturierte, maschinenlesbare Datensätze, die ohne Medienbruch in ERP- und Buchhaltungssysteme integriert werden können. Genau hier liegt auch der steuerrechtliche Unterschied. Nur bestimmte Formate wie die X-Rechnung oder ZUGFeRD in der Version 2.x gelten als gesetzeskonform.
 
Für Controller bedeutet das, dass es nicht mehr genügt, die Dokumente digital zu archivieren oder zu versenden. Die eingesetzten Systeme müssen in der Lage sein, strukturierte Rechnungsdaten zu empfangen, zu verarbeiten und korrekt weiterzuleiten – sowohl intern (z. B. an die Buchhaltung) als auch extern (z. B. bei Prüfungen durch Finanzbehörden).
 

Die Einführungspflicht der E-Rechnung im B2B-Bereich gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Betroffen sind sämtliche inländischen Umsätze zwischen Unternehmern, bei denen die Umsatzsteuer geschuldet wird. In einer Übergangsphase dürfen noch Papierrechnungen und unstrukturierte elektronische Rechnungen ausgestellt werden, doch es sollte geprüft werden, ob die eigenen Prozesse den Anforderungen gerecht werden.
 
Ab Juli 2025 greifen zudem weitere Regelungen im Zusammenhang mit dem Meldesystem zur Umsatzsteuer. Perspektivisch ist auch die Einführung eines E-Reporting-Standards vorgesehen, der die digitale Übermittlung umsatzsteuerrelevanter Daten in Echtzeit ermöglicht. Auch wenn diese Verpflichtung nicht unmittelbar ab 2025 in Kraft tritt, sollten Controller die Entwicklung aufmerksam verfolgen und entsprechende Systemvoraussetzungen frühzeitig schaffen.
 

Die eigentliche Herausforderung für das Controlling liegt weniger in der rechtlichen Analyse, sondern in der operativen Umsetzung innerhalb bestehender Systemlandschaften. Nicht jedes ERP-System ist ohne Weiteres in der Lage, X-Rechnungen zu erzeugen, zu lesen oder korrekt weiterzuverarbeiten.
 
✅ Digitale Prozesskette prüfen
Erfolgt die Rechnungsverarbeitung vollständig digital oder gibt es noch manuelle Zwischenschritte und Medienbrüche?
🧾 Pflichtfelder vollständig befüllen
Wie wird technisch sichergestellt, dass alle erforderlichen Angaben im E-Rechnungsformat korrekt und vollständig erfasst werden?
🔗 Schnittstellen zu externen Partnern klären
Bestehen funktionierende Verbindungen zu Steuerberatern oder Buchhaltungsdienstleistern? Werden strukturierte Formate wie X-Rechnung oder ZUGFeRD unterstützt?
📁 Archivierung auf Rechtskonformität prüfen
Ist die automatische Ablage revisionssicher und entspricht sie den gesetzlichen Anforderungen an Verfügbarkeit, Unveränderbarkeit und Aufbewahrungsfristen?
 
Controller sind dabei besonders gefordert, da sie oft die Verantwortung für Prozesssicherheit, Effizienz und Datenqualität tragen. Sie agieren an der Schnittstelle zwischen operativen Abteilungen, IT und Management. Ein solides Verständnis der technischen Anforderungen und der regulatorischen Vorgaben ist deshalb unverzichtbar.
 

Die Missachtung der E-Rechnungspflicht kann erhebliche Folgen haben. Neben steuerlichen Sanktionen drohen Verzögerungen in der Zahlungsabwicklung, Rückfragen durch Finanzbehörden und Reputationsverluste bei Geschäftspartnern. Besonders kritisch: Wenn ein Unternehmen keine elektronischen Rechnungen empfangen oder verarbeiten kann, verliert es möglicherweise den Zugang zu öffentlichen Aufträgen, da die E-Rechnung im öffentlichen Sektor bereits verpflichtend ist.
 
Darüber hinaus entstehen bei unvollständiger oder fehlerhafter Integration in ERP-Systeme vermeidbare Mehrkosten, etwa durch manuelle Nachbearbeitung, doppelte Datenpflege oder falsche Verbuchungen. Die scheinbare „Kleinigkeit“ der E-Rechnung kann so schnell zu einem erheblichen Risikofaktor werden, wenn Compliance- und Prozessfragen ungeklärt bleiben.
 

🖥️ Systemprüfung
Ist das aktuelle ERP-System für strukturierte E-Rechnungen ausgelegt? Existieren zertifizierte Schnittstellen zu Formaten wie X-Rechnung oder ZUGFeRD?
🔄 Prozessmapping
Wo finden manuelle Eingriffe statt? Welche Prozessschritte lassen sich durchgängig standardisieren und automatisieren?
📬 Schnittstellenmanagement
Wer empfängt die Rechnung, wer prüft sie, wer archiviert? Zuständigkeiten und Rollen müssen eindeutig festgelegt sein.
✔️ Qualitätssicherung
Sind alle Rechnungsdaten vollständig, korrekt und revisionssicher dokumentiert? Gibt es systemgestützte Kontrollmechanismen?
🎓 Weiterbildung
Benötigen die Mitarbeitenden im Controlling und in der Buchhaltung praxisnahe Schulungen, um regulatorische und technische Anforderungen sicher umzusetzen?