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Eckdaten und Inhalte einer Lohnabrechnung

  Was ist eine Lohnabrechnung?

Unter einer Lohnabrechnung, auch Entgelt- oder Gehaltsabrechnung genannt, wird ein Dokument verstanden, das die genaue Zusammensetzung des Lohns bzw. des Gehalts eines Arbeitnehmers für eine bestimmte Periode dokumentiert. Im vorliegenden Beitrag wird übrigens kein Unterschied zwischen Lohn und Gehalt gemacht, obwohl die beiden Begriffe in der Praxis nicht miteinander gleichzusetzen sind. Während ein Gehalt eine monatlich fest vereinbarte Summe darstellt, errechnet sich ein Lohn auf Grundlage der tatsächlich geleisteten Stunden. In Bezug auf die Lohn- oder Gehaltsabrechnung spielt die Unterscheidung zwischen Lohn und Gehalt jedoch keine Rolle. Die Abrechnung funktioniert bei allen Entgeltarten gleich.
 
Die Ausstellung einer Lohnabrechnung für jeden Arbeitnehmer nach §108 GewO verpflichtend. Die Lohnabrechnung schlüsselt alle steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge von Lohn bzw. Gehalt eines Arbeitnehmers im Detail auf. Sie ermöglicht einem Arbeitnehmer somit, die Überleitung des Brutto- auf den Nettolohn nachzuvollziehen. Neben dem Arbeitnehmer werden die Daten der Lohnabrechnung in elektronischer Form auch an die Finanzverwaltung übermittelt.
 

  Bestandteile: Was steht alles in einer Lohnabrechnung?

Die verpflichtenden Bestandteile einer Lohnabrechnung sind in § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO festgelegt. Sie lassen sich in zwei Gruppen einteilen: Allgemeine Angaben und Entgeltbestandteile.
 
Zu den allgemeinen Angaben zählen:
 
  • Arbeitgeber: Name und Anschrift
  • Arbeitnehmer: Name, Anschrift und Geburtsdatum
  • Arbeitnehmer: Versicherungsnummer, Steuerklasse und Steuer-ID
  • Beginn bzw. Ende des Beschäftigungsverhältnisses
  • Zeitraum der Abrechnung

 
Zu den Entgeltbestandteilen zählen (kein Anspruch auf Vollständigkeit):
 
  • Bruttolohn bzw. Bruttogehalt
  • Geldwerte Vorteile und Sachbezüge
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Steuerfreibeträge
  • Kirchensteuerabzug
  • Sozialversicherungsbeiträge
  • Persönliche Abzüge
  • Aufwandsentschädigungen
  • Netto-Auszahlungsbetrag

 
Die abgabepflichtigen Beiträge des Arbeitnehmers werden vom Arbeitgeber einbehalten, und in dessen Namen an die zuständigen Behörden und Stellen, wie beispielsweise die Steuerkasse und die Krankenversicherung, abgeführt.
 

  Rechtliche Grundlagen der Lohnabrechnung

Die gesetzlichen Grundlagen der Lohnabrechnung finden sich an mehreren Stellen in der Gewerbeordnung (GewO). In § 108 Abs. 1 der GewO ist geregelt, dass dem Arbeitnehmer bei Zahlung seines Arbeitsentgelts eine Abrechnung entweder in Textform oder in elektronischer Form samt Textausdruck auszustellen ist. Zudem sind in der Gewerbeordnung die Mindestformerfordernisse der Entgeltabrechnung geregelt. Gemäß § 107 GewO sind die Bestandteile der Lohnabrechnung in Euro auszuweisen.
 
Eine weitere Rechtsgrundlage der Entgeltabrechnung ist das Sozialgesetzbuch (SGB) IV. Laut § 28f Abs. 1 SGB IV hat ein Arbeitgeber für jeden Beschäftigten Entgeltunterlagen zu führen. Ebenso finden sich im Einkommenssteuergesetz (EStG) Verweise auf die Lohnabrechnung. Nach § 41 Abs. 1 EStG muss ein Arbeitgeber am Ort der Betriebsstätte für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto führen. Auch die Beitragsverfahrensordnung (BVV) enthält mehrere Formvorschriften in Bezug auf die Führung von Lohnunterlagen. In § 8 der BVV ist eine Vielzahl von Angaben geregelt, die der Arbeitgeber in den Entgeltunterlagen seiner Beschäftigten aufzunehmen hat.
 
Gemäß § 82 Abs. 2 Satz 1 Hs. 1 des Betriebsverfassungsgesetzes kann jeder Arbeitnehmer verlangen, dass ihm die Zusammensetzung und die Berechnung seines Arbeitsentgelts erläutert wird. Dieses Recht besteht auch dann, wenn in seinem Unternehmen kein Betriebsrat besteht.
 
§ 1 der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung legt fest, dass Meldungen und Beitragsnachweise des Arbeitgebers den Behörden automatisch in elektronischer Form übermittelt werden. Die Lohnabrechnung ist Teil der Arbeitspapiere und stellt damit eine Holschuld dar. Der Arbeitnehmer muss deshalb seine Abrechnung beim Arbeitgeber einfordern.
 

  Welche Posten gibt es auf einer Lohnabrechnung?

Lohnsteuer
 
Für fast alle Arbeitnehmer ist die Lohnsteuer die größte Abzugsposition auf ihrer Abrechnung. Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich nach dem Lohn des Arbeitnehmers. Aufgrund der progressiven Besteuerung in Deutschland wächst die Steuer überproportional mit dem Lohn. Sie wird direkt vom Arbeitgeber an das Finanzamt überwiesen.
 
Solidaritätszuschlag
 
Bis Ende 2020 müssen Arbeitnehmer einen Solidaritätszuschlag in Höhe von 5,5 Prozent der Lohnsteuer zusätzlich an den Staat entrichten. Ab 2021 wird die Berechnung des Solidaritätszuschlags neu geregelt. Er wird in Zukunft erst erhoben, wenn die Lohnsteuer mehr als 16.956 Euro bzw. bei einer Zusammenveranlagung mehr als 33.912 Euro pro Jahr beträgt. Die auf das zu versteuernde Jahreseinkommen bezogene Freigrenze liegt bei ca. 61.700 Euro, bei Ehepaaren beträgt sie das Doppelte. Danach schließt sich eine Gleitzone zur Berechnung des Solidaritätszuschlags an.
 
Kirchensteuer
 
Mitglieder in einer Kirche zahlen Kirchensteuer. Diese beträgt in Abhängigkeit des Bundeslandes, in dem der Arbeitnehmer arbeitet, ca. acht bis neun Prozent der Lohnsteuer.
 
Krankenversicherung
 
Arbeitnehmer sind in Deutschland gesetzlich verpflichtend krankenversichert. Angestellte mit einem höheren Gehalt können sich auch privat krankenversichern. Der Beitrag zur gesetzlichen Krankenversicherung beträgt aktuell 14,6 Prozent des Lohns. Diesen Beitrag teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer je zur Hälfte. Darüber hinaus erheben die Krankenkassen einen individuellen, einkommensabhängigen Zusatzbeitrag, der ebenfalls zu je 50 Prozent vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen wird. Der Zusatzbeitrag liegt bei etwa ein Prozent. Die Höhe der Beiträge zur privaten Krankenversicherung sind sehr individuell und richten sich nach dem Versicherungsumfang sowie dem Alter, den Vorerkrankungen und den Lebensgewohnheiten des Versicherten.
 
Rentenversicherung
 
Arbeitnehmer in Deutschland sind ebenfalls verpflichtet, Beiträge an die gesetzliche Rentenversicherung zu entrichten. Für die Rentenversicherung gilt ein bundesweit einheitlicher Beitragssatz von 18,6 Prozent. Wie bei den anderen Sozialversicherungsbeiträgen teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer auch den Beitrag zur Rentenversicherung je zur Hälfte.
 
Pflegeversicherung
 
Die Pflegeversicherung ist in Deutschland eine ebenso verpflichtende Ergänzung zur Krankenversicherung. Sie beträgt bundesweit einheitlich 3,05 Prozent. Auch die Beiträge zur Pflegeversicherung teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer zur Hälfte. Kinderlose Personen über 23 Jahre zahlen einen Zuschlag von 0,25 Prozent auf die Pflegeversicherung.
 
Arbeitslosenversicherung
 
Mit Ausnahme von Beamten, Soldaten und Mini-Jobber sind Arbeitnehmer in Deutschland gesetzlich verpflichtet, Beiträge zur Arbeitslosenversicherung zu entrichten. Der Beitragssatz zur Arbeitslosenversicherung liegt aktuell bei 2,4 Prozent und wird zu je 50 Prozent vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen.
 
Geldwerter Vorteil / Sachbezüge
 
Unter einem geldwerten Vorteil oder Sachbezug werden Leistungen des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer verstanden, die diesem einen finanziellen Vorteil außerhalb der normalen Lohnzahlung bieten. Ein geldwerter Vorteil ist bis zu einem bestimmten Betrag steuerfrei. Typische Sachbezüge sind Dienstwagen oder Warengutscheine.
 
Vermögenswirksame Leistungen
 
Einige Arbeitgeber in Deutschland zahlen ihren Angestellten eine freiwillige Zugabe zum Lohn, die sogenannten vermögenswirksamen Leistungen. Hiermit wird die Vermögensbildung von Arbeitnehmern mit bis zu 40 Euro pro Monat sowie einer zusätzlichen staatlichen Förderung unterstützt, siehe auch ausführliche Dokumentation: Was sind Vermögenswirksame Leistungen? Zahlt der Arbeitgeber weniger als den Höchstbetrag, steht es dem Arbeitnehmer frei, den Differenzbetrag aus eigener Tasche zu ergänzen. Vor dem Hintergrund, dass die VL sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer finanziert werden können, tauchen sie an zwei verschiedenen Stellen in der Lohnabrechnung auf. Der Beitrag des Arbeitgebers wird zum Bruttolohn hinzugerechnet. Der vom Arbeitnehmer selbst getragene Anteil wird am Ende vom Nettoarbeitsentgelt abgezogen.
 
Betriebliche Altersvorsorge
 
Arbeitnehmer können in Deutschland über die sogenannte Entgeltumwandlung einen Teil ihres Lohns steuerfrei in die betriebliche Altersvorsorge einzahlen. Der in die betriebliche Altersvorsorge investierte Betrag wird vom Bruttolohn abgezogen, wodurch sich der zu versteuernde Lohn reduziert. Der Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge wird am Ende der Lohnabrechnung als Netto-Abzug abgerechnet.
 
Persönliche Abzüge
 
Arbeitnehmer können aus verschiedensten Gründen persönliche Abzüge auf ihrer Lohnabrechnung finden. Dazu gehören betrieblich verursachte Abzüge, beispielsweise die Kosten für private Telefonate. Ebenso gehören gezahlte Vorschüsse zu den persönlichen Abzugspositionen. Und auch ein gepfändeter Lohn und die Tilgung eines Arbeitgeberdarlehens werden unter dieser Position der Lohnabrechnung berücksichtigt.
 
Steuer- und sozialversicherungsfreie Aufwandsentschädigungen
 
Von Aufwandsentschädigungen spricht man, wenn ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer berufliche Aufwendungen ersetzt. Diese Ersatzleistungen sind laut Gesetz ganz oder teilweise steuer- und sozialversicherungsfrei. Zu den Aufwandsentschädigungen zählen beispielsweise der Ersatz von Reisekosten und Entgelte für nebenberuflich ausgeübte unterrichtende, erzieherische, pflegerische und künstlerische Tätigkeiten.
 

  Vom Brutto zum Netto: So wird der Auszahlungsbetrag ermittelt

Der Bruttolohn eines Arbeitnehmers entspricht in vielen Fällen nicht dem sogenannten „Gesamtbrutto“. Um dieses zu errechnen, werden zum Bruttolohn die geldwerten Vorteile bzw. Sachbezüge, die vermögenswirksamen Leistungen, Zuschläge und Zulagen, pauschal versteuerte Lohnbestandteile und die betriebliche Altersvorsorge hinzuaddiert. Das Gesamtbrutto ist jedoch nicht mit dem Steuerbrutto gleichzusetzen, das die Bemessungsgrundlage für die Steuerabzüge darstellt. Ebenso entspricht das Gesamtbrutto nicht dem Sozialversicherungsbrutto, das als Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers herangezogen wird.
 
Um das Steuerbrutto zu ermitteln, werden vom Gesamtbrutto die Steuerfreibeträge in Abzug gebracht. Auf das Steuerbrutto werden die jeweils gültigen Steuersätze zur Berechnung der Lohn- und Kirchensteuer sowie des Solidaritätszuschlags angewendet.
 
Das Sozialversicherungsbrutto ergibt sich durch den Abzug der betrieblichen Altersvorsorge vom Gesamtbrutto. Es ist die Grundlage für die Berechnung des Arbeitslosen-, Kranken-, Pflege- und Rentenversicherungsanteils des Arbeitnehmers.
 
Durch den Abzug der Steuern und Sozialversicherungsbeiträge vom Steuerbrutto ergibt sich das Nettoarbeitsentgelt des Arbeitnehmers. Dieses ist jedoch nicht mit dem tatsächlichen Auszahlungsbetrag gleichzusetzen. Zur Ermittlung des Auszahlungsbetrages wird das Nettoarbeitsentgelt um Sachbezüge und vermögenswirksame Leistungen verringert und um persönliche Abzüge und Aufwandsentschädigungen erhöht.
 

  Beispiel: Aufbau und Inhalt einer Lohnabrechnung

Annahmen:
 
- Ein Arbeitnehmer erhält ein monatliches Bruttoeinkommen in Höhe von 3.000,00 Euro.
- Er erhält monatlich von seinem Arbeitgeber vermögenswirksame Leistungen in Höhe von 40,00 Euro und einen Dienstwagen mit einem geldwerten Vorteil von 400,00 Euro.
- Er besitzt Steuerklasse 1 und ist Mitglied in einer Kirche.
- Er ist 40 Jahre alt und arbeitet in Berlin.
- Er ist geschieden, hat zwei Kinder und nimmt beide Kinderfreibeträge in Anspruch.
- Er ist gesetzlich arbeitslosen, kranken-, pflege- und rentenversichert.
- Der Zusatzbeitrag seiner Krankenkasse beträgt 1,1 Prozent.
 
Bruttolohn: 3.000,00 Euro
Vermögenswirksame Leistungen: 40,00 Euro
Dienstwagen: 400,00 Euro
 
Steuer-Brutto: 3.440,00 Euro
 
Solidaritätszuschlag: 8,15 Euro
Kirchensteuer: 13,34 Euro
Lohnsteuer: 521,50 Euro
 
Bruttolohn vor Steuer: 3.040,00 Euro
 
Steuern: 542,99 Euro
 
Lohn nach Steuer: 2.497,01 Euro
 
Rentenversicherung: 319,92 Euro
Arbeitslosenversicherung: 41,28 Euro
Krankenversicherung: 270,04 Euro
Pflegeversicherung: 52,46 Euro
 
Sozialabgaben: 683,70 Euro
 
Nettoarbeitsentgelt: 1.813,31 Euro
 

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