Regeln zur Durchführung von Projekten


Regeln zur Durchführung von Projekten


Regel 1: Die effizientere Durchführung von besonderen Aufgabenstellungen (Projekten) benötigt eine spezielle Organisationsform (Projektmanagement).
 
Unter effizienter Durchführung versteht man die Erbringung definierter Leistungen in einem vorgelegten Termin- und Ressourcen- bzw. Budgetrahmen. Besondere Aufgabenstellungen (Projekte) sind einmalig mit einem definierbaren Anfang und einem definierbaren Ende. Damit fallen sie schon aus der gewöhnlichen Organisation heraus! Unter spezieller Organisationsform versteht man eine Projektleitung, welche die verantwortliche Durchführung übernimmt und dafür spezielle Arbeitsmethoden einsetzt. Das Projektmanagement muss sich mit folgenden Schwerpunkten befassen:

Regel 2: Ausgangspunkt von Projekten sind Projektideen bzw. -initiativen. Es muss deutlich unterschieden werden zwischen einfachen Projektideen und konkreten Projektaufträgen.
 
Bei der Weiterverfolgung einer Projektinitiative muss entschieden werden, ob ein Projektmanagement erforderlich ist. "Projekte" werden von Maßnahmen und div. Tagesgeschäften abgegrenzt. Die Eigenschaften von Projekten (Umfang, Dauer, Komplexität, usw.) bestimmen das Projektprofil bzw. die speziellen Anforderungen, welche an das Projektmanagement und die Projektorganisation gestellt werden. Das Projektprofil wird maßgeblich von der Art der Projekte beeinflusst. Folgende Projektarten können unterschieden werden:

Aus der Sammlung von Projektideen entsteht ein informeller "Ideenkatalog". Die Prüfung auf Weiterverfolgbarkeit eines Projektvorschlages geschieht im Rahmen von sogenannten "Screenings".

Regel 3: Im Rahmen der Projektinitiative muss über die Nominierung der Projektleitung entschieden werden.
 
Die Projektleitung ist für die Erreichung des Projektzieles verantwortlich. Meist übt eine Projektleitung 2 Hauptfunktionen aus:

Regel 4: Für ein Projekt muss ein schriftlicher Projektauftrag erstellt werden.
 
Jedes Projekt beruht auf einer Auftraggeber- / Auftragnehmer-Beziehung. Handelt es sich bei dem Auftraggeber um eine Gruppe, dann sollte sie durch einen "Projektpaten" vertreten werden. Auftragnehmer ist die Projektgruppe. Sprecher der Projektgruppe ist die Projektleitung. Der Projektauftrag ist eine Zielvereinbarung zwischen dem Auftraggeber und dem Projektleiter. Kernstück des Projektvorschlages ist zunächst die Zielsetzung des in Angriff zunehmenden Projektes und eine erste grobe Projektgliederung.

Regel 5: Ein Projekt beginnt mit einem "Kick off - Meeting".
 
Ein "Kick off - Meeting" kann in verschiedenen Formen durchgeführt werden:

Hier besteht die letzte Möglichkeit, Änderungen und/oder Ergänzungen zu diskutieren. Teilnehmer sind alle Projektbetroffenen, insbesondere Auftraggeber, Projektgruppe und Linienmanagement. Ab dem "Kick off - Meeting" läuft der Terminkalender und gilt die Projektverrechnung.

Regel 6: Der Projektleiter ist verpflichtet im Rahmen der Erarbeitung des Projektauftrages oder unmittelbar nach der Projekteröffnung einen Projektablaufplan zu erstellen.
 
Ausgangsbasis für die Ablaufplanung ist die verfeinerte Projektgliederung in Form eines Projektstrukturplanes. Der Anlauf von der Projektidee bis zum Abschluß des Projektes enthält abhängig von Projektart, Größe und Komplexität eine Reihe von Anlaufphasen, die in verschiedenen Varianten durchlaufen werden können. Ein Projekt wird mindestens in 2 Phasen gegliedert (Konzeptions- und Implementierungsphase). Die Gliederung kann funktions- oder objektorientiert (modular) weitergeführt werden. Die Ablaufplanung kann verschiedene Planungsstufen umfassen:

Regel 7: Ein Projekt muss in regelmäßigen Intervallen überwacht und gesteuert werden.
 
Überwachung heißt Statusermittlung, Abweichungsfeststellung, -analyse und Gegensteuerung. In regelmäßigen Zeitabständen soll eine Projektverfolgung durchgeführt werden. Dabei werden Plan- Ist-Gegenüberstellungen durchgeführt und neue Pläne berechnet. Bei der Überwachung gibt es drei Intensitätsstufen:

Das Projektmanagement sollte beim Erstellen des Ablaufplans berücksichtigen, dass es mitunter auch zu Schwierigkeiten und nicht vorhersehbaren Ereignissen während der Projektlaufzeit kommen kann. So kann es sein, dass gewisse Anforderungen erst nach dem Start des Projektes vorliegen und die Anlaufphase etwas hinauszögern. Außerdem muss immer damit gerechnet werden, dass Mitarbeiter in wichtiger Position durch Krankheit für eine längere Zeit ausfallen können. Wer mit Kooperationspartnern arbeitet, muss sich gegebenenfalls Abläufen anderer Unternehmen anpassen. All diese Fälle können dazu führen, dass ein anfangs ausgearbeiteter Ablaufplan neu angepasst werden muss. Von Beginn an Pufferzeiten einzuplanen trägt folglich zu einem entspannten Ablauf des Projektes bei. Ein Projektmanager sollte stets flexibel reagieren können. Hierfür sind einige Eigenschaften notwendig, die ihn für eine verantwortungsvolle Aufgabe auszeichnen: Die Person in leitender Funktion sollte die Fähigkeit besitzen, Mitarbeiter immer wieder neu zu motivieren; vor allem in schwierigen Zeiten des Projektes. Zu den benötigten Soft Skills zählen zudem Kommunikationsstärke, Durchsetzungsvermögen und Empathie. Außerdem sind Teamfähigkeit, Konfliktfähigkeit und Stressresistenz erforderlich. Darüber hinaus sollte sich die Projektleitung um die Effizienz kümmern und die Aufgaben auf alle Mitarbeiter je nach Fähigkeiten möglichst wirtschaftlich verteilen.
 

Regel 8: Für eine effiziente Projektabwicklung ist eine klare Rollenverteilung notwendig.
 
Für jedes Projekt gibt es einen verantwortlichen Projektleiter. Die Weisungsbefugnis des Projektleiters besteht auf der Grundlage des einvernehmlich mit den betroffenen Stellen der Stammorganisation festgelegten Projektauftrages. Der Projektleiter ist in Projektangelegenheiten einem Projektbeauftragten unterstellt.

Regel 9: Eine wesentliche Aufgabe des Projektleiters ist die Organisationen des Informationsflusses in und um das Projekt.
 
Folgende Schwerpunkte sind zu beachten:

Regel 10: Bei der Erstellung schriftlicher Unterlagen sind zu unterscheiden:
 

Regel 11: Jedes Projekt benötigt eine organisierte Projektdokumentation.
 
Wesentliche Kriterien einer Projektdokumentation sind Vollständigkeit, Durchgängigkeit und Aktualität. Dateien sind sinnvoll zu bezeichnen, zu strukturieren und zu sichern. Manche Unternehmen haben ein Intranet (oder internen Blog) eingerichtet in dem Projekterkenntnisse festgehalten werden. Dort wird oft auch festgehalten, wie die Zusammenarbeit mit z. B. externen Projektpartnern empfunden wurde, damit in Folgeprojekten gute Partner wieder und schlechte Partner nicht mehr engagiert werden. Bei ausgedruckten Schriftstücken ist dafür zu sorgen, dass die Unterlagen abzuheften (und ggfs. Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind) sind und dass man die Ordner bedrucken sollte, damit man z. B. schnell einen Vertrag, einen Bericht oder eine Rechnung wiederfindet.

Regel 12: Ein Projekt "verendet" nicht irgendwie, sondern hat einen organisierten Projektabschluß.
 
Ein Projekt wird aktiv abgeschlossen und so kommuniziert, wenn

Zu einem Projektabschluss gehört es auch, dass "Next Steps" definiert werden und festgehalten wird, wer diese zu erledigen hat.

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